We kennen hem als de meest gepassioneerde clubhuismanager, althans in Noord Holland, maar onlangs werd zijn kennis ook in het zuiden gevraagd en met veel gejuich ontvangen. Roger Rosner is geen onbekende en o.a. clubhuismanager van Almeerse HC en MHC Amstelveen. Hij draait beide clubs met veel verve en voorziet andere clubs van nuttige tips. Wij vroegen hem een en ander uit te werken voor ons. Hopelijk mogen we over niet al te lange tijd weer genieten van de hockeysport en het clubleven, maar nu doe je vast je voordeel met zijn post-corona clubhuis management tips:

De bar weer opstarten na de Corona ellende van de afgelopen weken/maanden. Dat valt nog niet mee. Maar wat kan je wél doen?

In het clubhuis: Dé nummer 1 regel in elk clubhuis is zorgen voor muziek. Niet na 10 minuten, niet even tussendoor. Neen, meteen bij binnenkomst moet de muziek aan. Geen radio, geen “gratis muziek” dienst met reclames tussen door. Investeer in een betaald Spotify account. Ook geen betaalde muziek diensten met een maand abonnement, die is nooit actueel. Voor de zondag middag is Soundcloud de nummer een.

Stem de muziek af op het tijdstip van de dag en op je publiek.

Zorg elke zaterdagochtend voor dezelfde sfeer, dat is herkenbaar. Ben jij de manager van de bar? Dan bepaal jij, wat er op staat en niemand anders. Dus geen hip hop en rap omdat je barcrew dat toevallig erg leuk vindt

Op de bar: De bar moet altijd spic en span zijn. Heb je een rustig moment? Pak een doekje en poets, maakt alles meteen schoon. Dit geeft een goed signaal af.

Voor gasten is een schone bar/clubhuis vaak het eerste waar naar wordt gekeken.

Promoot de “aanbieding van de week” en maak een verkort overzicht van de echte hardlopers in jouw club. Dat kan op een kalkschijf bord of een monitor. Het eerste heeft de voorkeur, want is authentieker en ook sneller aan te passen.

Interne promotie en communicatie: Hangt er een monitor op jouw? Maak daar schaamteloos gebruik van. Leden en bezoekers worden altijd aangetrokken door een beeldscherm. Graag ruim boven hoofdhoogte en bij voorkeur de grootst mogelijke afmeting. Zorg altijd voor actuele content. Het wedstrijd programma blijft de kern, maar zorg dat alles in blokken wordt weergegeven. Programma geweest? Direct eraf! Maak gebruik van de streaming balk onder in het scherm. Voor teksten en Twitter.

Zorg voor afwisseling tussen de schermen.

Beeldvullend materiaal, kort en krachtige teksten en prijzen. Geen lange verhalen, dat leest niemand. Op zondagmiddag willen vooral heren Senioren teams hun favoriete voetbal XI-tal zien. Zorg voor een aparte hoek, maar hou de muziek aan. Anders jaag je de overige bezoekers weg.

Keuken: Dit is het hart van de club. Maak daar gebruik van, maar doe dat met mate. Ervaring in een keuken doe je op door het veel te doen. Keep it simpel, begin met verse broodjes. Broodjes kan je invriezen, kaas tomaat en eieren niet. Fabrieks tosti’s lijken een mooie oplossing, die zijn diepgevroren, maar in smaak leggen die het af tegen vers gemaakte. Maak wat nodig is, blijft het over dan vries je het in. Zorg voor voldoende mayo en ketchup, maar smeer dit nooit op de tosti’s zelf, serveer dit altijd in een papieren bakje (10,12 cc) Hou dat in eigen hand, want dan hou je immers ook de kosten in eigen hand. Panini’s zijn ook altijd een succes. Zorg ook hier voor één soort, dus niet al die variaties die je tegenwoordig overal ziet. Met de vegetarische uitvoering heb een gezonde hap voor iedereen. Panini’s in een koelvitrine, goed zichtbaar op de bar. Kan jij afbakken op je club? Dat is heel mooi, denk aan het juiste tijdstip. Bij voorkeur rond lunchtijd, zorg dat je het ruikt, zorg je gasten het zien. Heb jij een verse bakker in de buurt? Maak daar gebruik van brownies, verse appeltaart, verse gevulde koeken. Denk ook aan koffietijd acties zoals; “Tot 11.30 uur Cappuccino met verse appeltaart…. “ Warm eten op de club? Denk aan de daghap, bij voorkeur op vrijdagavond. Ook hier keep it simpel, denk aan pasta, kip, Indische maaltijden. Zorg voor voldoende promotie via de bekende kanalen. Geef niet op, na een eerste minder geslaagde vrijdag. Hanteer een vaste tijd, vaste prijs en hou vol. Pasta over? Geen nood, in de diepvries en maandag als maaltijd voor de trainers. Voor studenten teams kan de vrijdagavond daghap toch nog te prijzig zijn, denk aan de “team pasta pan met stokbrood”. Ook hier keep it simpel, pasta met tomatensaus en kaas, 12 borden erbij en opscheppen maar. Denk hierbij ook aan:

Zien eten, doet eten

Geen hockeyclub zonder bier: Bier op de tap is ook een kwestie van plannen. Eind november wordt het laatste fust aangekoppeld, daarna gaan we over op flesjes. Begin maart gaat de tap er weer op. Zorg voor een contract met de tapwacht. Eind van het seizoen alles spoelen en op het water zetten. Tussendoor als het druk is geweest, de tapwacht laten langs komen. Bier leveranciers hameren nog wel eens op Speciale Bieren. Onze ervaring is daar niet altijd even positief. Het loopt niet zo storm als beweerd, en de club blijft zitten met het onverkoopbare restant.

Vergeet niet aan te haken bij de trend van het laatste jaar; het alcoholvrij bier.

Ze dit niet op de tap, want zo hard loopt dat nu ook weer niet. Flesjes zijn prima.

Wat voor ’n weer wordt het vandaag? Zo’n beetje de meest gestelde vraag in NL. Hou daar met je inkoop dus rekening mee. Op zaterdagmiddag is een lege bak met ijsco’s en 25 graden wel jammer. Hou de keuze in de soorten ijsjes wel beperkt. Hoe meer keuzes, hoe langer het duurt bij bestellen, hoe meer er wordt geruild.In een winterdag heb je natuurlijk 10 liter chocomel warm staan. Zorg voor een professionele ketel, 1,5 liter chocomel pakken en zorg dat die warm blijft. Gasten moeten niet wachten, gasten moeten rondlopen met warme chocomelk. Slagroom? Hoort erbij.  Erwtensoep? Een, twee keer per seizoen, heel veel meer zal het niet zijn. Zorg voor diepgevroren soep en ontdooi alleen dat wat je nodig hebt.

Op woensdagmiddag en zaterdag: Voor wat jeugd en ouders betreft dé meest belangrijke dagen op jou hockeyclub. Zorg voor de huiskamer sfeer. Hoe? Volgens de kalender planning een aantal pannenkoek trainings momenten. Vaak vertrekken teams meteen na de training, maar niet als er pannenkoeken staan. Zorg voor voldoende pannenkoeken bakkers, vaak moeders, maar vader mogen dat natuurlijk ook. Doe je dit op zaterdag? na je wedstrijd? Vergeet dan niet de tegenstander, ook dat is promotie voor je club. Begin december heb je natuurlijk je Pietentraining, denk ook daar bij aan de juiste organisatie. MB2, MC5 en de vaste trainers zijn allemaal hulp Pieten.

Pannenkoeken, Pieten & Promotie

Zaterdag jarig? mazzel, dat vieren we in het clubhuis. Niet moeilijk doen over de Hema taart die wordt meegenomen, sterker nog laat ze ‘m vooral bij jou in de koelcel zetten. Reserveer een tafel, Lang zal ze leven heel hard opzetten, en teams blijven zomaar een uur langer op de club. Zet je eerste teams in als Super Coach. Dat is vooral voor de Breedte teams, zorg voor promotie vooraf. Laat teams zich inschrijven, plan ze slim in de middag, en sluit af in het clubhuis en deel, zoveel mogelijk. Alles om thuis teams en gasten langer op club te houden en te verleiden om hun besteding op de club te verhogen.

Op zondag: Wat voor een club heb jij? Is het vol op vier velden vanaf 09.30 uur? Of is alle actie in de middag? Heb je twee velden? Heb je er vijf? Elke club vraagt een andere aanpak. Voor kleine clubs is in ieder geval de basisregel dat je ’s middags wedstrijden programmeert. Bij voorkeur naast elkaar. Vraag bij de KNHB aan of je om de week alle thuis wedstrijden mag spelen, de zondag daarop is de club dicht, alle teams spelen uit. Zorg voor veel promotie, vooral bij jeugdteams en ouders. Denk aan “mini van de week” en/of “ballenjongens/meisjes en meelopen bij de start van H1 of D1” Grotere clubs organiseren vaak TD’s, ook hier plan die ruim van te voren. Zorg voor promo in het clubhuis en via de bekende kanalen. Sleutel van dit succes zijn vaak de teams zelf, jij zorgt voor de datum en budget en D6 of H2 regelen het verder. Zit je in een gebied met meerdere clubs? Schroom niet, bel die andere Clubhuismanager(s) en zorg voor een afstemming in tijd en data. Dat is in het voordeel van iedereen. Voor de muziekkeuze op zondag gelden bijna dezelfde adviezen als op zaterdag. Alleen vanaf 16.00 uur moet je zorgen voor een andere sfeer, andere muziek. Denk hierbij aan Soundcloud en een de spelers van een team verantwoordelijk. Zij weten meestal feilloos wat actueel is, wat aanslaat.

Soms binnen, soms buiten..

Zorg je in de herfst en de winter voor een huiskamer sfeer binnen, zodra de zon het toelaat ga naar buiten. Zorg dat je terras bij het clubhuis bij het clubhuis hoort, zet speakers neer, denk ’s zomers aan grote parasols. Creëer een sfeer op je terras, maar hou het schoon. Laat regelmatig alles ophalen. De laatste weken van het seizoen draait de DJ buiten en zorg jij dat de BBQ op een strategische plek staat en vanaf 16.00 uur operationeel is.

Voor dat het hockeyseizoen start: De selectie teams beginnen vaak 4,5 weken voor de start van het seizoen. Organiseer voor de Breedte teams een #StartofSeason toernooi. Ontmoet je nieuwe teamgenoten, speel je eerste oefenpotten en mogelijk een mini toernooi. Jeugd op zaterdag, senioren op zondag. Is je club niet zo groot? Dan op een zondag, sluit af met een BBQ. Be smart, zorg dat je rond 16.30 uur klaar staat in het zonnetje. Investeer in de BBQ, met de verkoop van bier moet je dat goedmaken. Zit je met meer clubs dichtbij? Goede connecties? Kijk of je je eigen Regio Cup kan organiseren, laat alle teams mee doen en rouleer van club. Mooi voorbeeld is de Gooi Cup.

Seizoen afsluiter: Elke mooi seizoen sluit je natuurlijk af met je eigen Familie toernooi. Zorg dat de datum ruim van te voren bekend is, probeer alle leden mee te laten doen. Speelniveau laagdrempelig, plezier staat voorop. Voor meer en andere toernooi ideeën en de organisatie daarvan, neem contact op met HSG.

Vergunningen: Hoe staat het met de vergunningen op jouw club? Zorg ervoor dat ze altijd actueel zijn en direct voor handen. Niets meer vervelend dat een inspectie door de Gemeente op zondag middag. Een map met álle vergunningen (Drank- en exploitatie vergunning), bar instructies (weten wie je wat mag schenken) en een overzicht van iedereen (naam, leeftijd, IFA diploma) die er kan werken MOET direct beschikbaar zijn.

De gezonde kantine: Ook jouw clubhuis kan er niet omheen, de gezonde kantine. Kijk eens kritisch naar het aanbod van je frisdranken en snacks. Natuurlijk kan jij niet alleen de wereld verbeteren maar het aanbieden van alternatieve kan een eerste stap zijn. De mierzoete limo die bij de Jeugd wordt geschonken na hun wedstrijd, kan je ook vervangen door water met fruit. Het liefst lekker koud. Kijk eens goed naar alternatieven voor de bekende frisdranken, die zijn er. Vaak met (veel) minder suiker. Idem voor de snacks. Laat je niet afschepen door je leverancier met de melding: “Ja, dat kan niet” Beetje goed zoeken.

Externe contacten: De meeste leden van een hockeyclub zijn er tijdens hun training en op zaterdag of zondag. Dat er nog van allerlei zaken worden geregeld op de overige dagen is vaak niet bekend. Onderhoud van de velden, reparatie van het licht, afsluiten van het water, inspectie door de Gemeente zo maar een paar zaken die nodig zijn om een club draaiende te houden. Heeft jouw club geen Verenigingsmanager? Kijk dan of het mogelijk is om alles toch op een vaste dag te uit te voeren, vaak kan je dan wel iemand verantwoordelijk maken voor deze zaken.